Закрывающие документы

Во время сотрудничества между таксопарком и сервисом заключаются договоры, по каждому из которых ежемесячно готовятся документы. Некоторые документы нужно просто получить и провести в своем учете, другие — еще подписать и вернуть экземпляр нам. Все такие документы называются «закрывающие». 

В этой статье собрали всю информацию о том, как работать с такими документами.

Зачем нужны закрывающие документы

Закрывающие документы нужны, чтобы подтвердить факт оказания или получения услуг. По ряду договоров эти документы нужно подписать с вашей стороны, чтобы мы могли продолжать отправлять вам выплаты.

Виды закрывающих документов

Закрывающие документы бывают односторонними и двусторонними и это зависит от типа договора, а также работаете вы с НДС или нет. Основное отличие в том, что односторонние подписывать и отправлять не нужно, а двусторонние — нужно. Ниже разберем каждый тип договора и какие закрывающие документы по нему формируются.

Основной договор — «Договор на доступ к сервису»

Документы по основному договору всегда односторонние — их нам в ответ присылать не нужно. Документы формируются,  если за месяц была хотя бы 1 поездка или доставка. 

Документы по основному договору:

• УПД*
• Отчёт Агента
• Счёт-фактура на аванс — если у вас есть деньги на резервном счёте (ЛСТ/ЛСЛ)

*УПД – универсальный передаточный документ, объединяющий в себе акт оказанных услуг и счёт-фактуру

Маркетинговый договор (ОФ)

Документы по маркетинговому договору приходят, если за период сумма начисленных бонусов больше 5 000 ₽. Пакет документов зависит от того, работаете ли вы с НДС.

Если вы НЕ работаете с НДС:

• Акт — Подписать на 2-м листе в графе №13 и отправить нам (почтой или через ЭДО, если настроен обмен) 

Если вы работаете с НДС:

• Акт — Подписать на 2-м листе в графе №13 и и отправить нам (почтой или через ЭДО, если настроен обмен) 
• Счёт-фактура — Подписать и вписать номер и отправить нам (почтой или через ЭДО, если настроен обмен) 

 Важно: Если пришлёте только один документ или забудете номер в счёте-фактуре — документы не примут.

Корпоративные договоры (РАС и РАМ)

Для вас как партнёра разницы между РАС и РАМ почти нет — документы одинаковые. Пакет документов зависит от того, работаете ли вы с НДС.

Если вы НЕ работаете с НДС:

• Акт — Документ нужно просто получить и сохранить. Подписывать и отправлять НЕ нужно.

РАС и РАМ: Документы формируются от любой суммы за период

Если вы работаете с НДС:

• Акт — Подписать на 2-м листе в графе №13 и и отправить нам (почтой или через ЭДО) 
• Счёт-фактура — Подписать и вписать номер и дату и отправить нам (почтой или через ЭДО)

РАС: Документы формируются, если за период сумма перевозок/доставок была более 5 000 ₽ РАМ: Документы формируются от любой суммы за период

Важно: Если пришлёте только один документ или забудете номер в счёте-фактуре — документы не примут.

Где найти закрывающие документы

В личном кабинете

Все свои договоры и документы вы можете посмотреть в разделе «О парке» ⭢ «Профиль партнера» ⭢ «Общее» ⭢ «Закрывающие документы по договорам». 

В разделе вы найдете:

• Все договоры с сервисом, которые у вас есть
• Актуальные статусы закрывающих документов по каждому договору: подписано, ожидает подписания, выплаты остановлены. Можно проверить, по какому договору остановились выплаты
• Скачать шаблоны документов , которые нужно подписать и отправить  в Такси/Доставку
• История по каждому договору: какие документы формировались ранее за определенный период

На электронной почте (или ЭДО, если настроен обмен)

Ежемесячно с 5 по 8 число мы высылаем вам закрывающие документы за предыдущий период. За исключением месяцев, в которых праздничные дни выпадают на первые числа, например — январь, май. 

Чтобы вы не запутались, в письмах с документами, которые нужно подписать и отправить, мы пишем в теме — «НУЖНО ОТПРАВИТЬ».

Как правильно оформить документы

Все двусторонние документы нужно подготовить и отправить в двух экземплярах.

Акт

• Поставьте «альбомную ориентацию» перед печатью документа;
• Убедитесь, что на актах остались штрихкоды, текст на каждой странице пропечатан разборчиво, нигде не обрезан;
• Поставьте подпись и печать, если она есть, только в пункте 13. Остальные пометки сделают акт недействительным.

Партнёры, плательщики НДС, вместе с актом получают ещё и счёт-фактуру. Оформить его важно по правилам:

Счёт-фактура

• Поставьте «альбомную ориентацию» перед печатью документа.

• Укажите порядковый номер документа в вашей бухгалтерии.

• Поставьте подписи:

  Юридическим лицам нужно расписаться в полях «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Если эти функции выполняет один и тот же человек — ему нужно поставить две подписи.

• ИП нужно поставить подпись в поле «Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо» и указать номер ОГРНИП в поле «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя».

• Убедитесь, что не удалены штрих-коды, и текст везде пропечатан разборчиво: не обрезан и его можно прочитать.

Куда отправить подписанные документы

Подписанные документы важно отправить до 15 числа месяца, в котором вы их получили. Это можно сделать несколькими способами:

• Почтой:

ООО «Яндекс.Такси», 123112, Россия, г. Москва, 1-й Красногвардейский проезд, дом 21, строение 1.

• Курьером или лично:

Москва, 1-й Красногвардейский проезд, д. 21, стр. 1 (круглосуточно ящик для корреспонденции Яндекс Go)Контактный телефон: +7 967 033-02-63. По этому адресу можно только передать документы. Если у вас есть вопросы по сервису, там не смогут ответить на них.

Причины, почему не приняты документы

• Курьер или почта потеряли документы.
• Отправленные документы неактуальны — например, относятся к другому периоду.
• Отправлены не те документы: например, односторонний акт по договору сервиса.
• Документы пришли слишком поздно — после 25 числа.
• В документах исправлен текст, не хватает листов, не виден штрихкод.
• Нет подписи или печати (если она есть у компании).
• Подпись и печать стоят в неправильных местах — а должны в пункте 13.
• Таксопарк, плательщик НДС,не присвоил номер счёт-фактуре или не прислал ее.

Не нашел закрывающие документы на почте

Если вы не нашли документы на вашей почте или в ЭДО, то проверьте их наличие в личном кабинете в разделе «О парке» ⭢ «Профиль партнера» ⭢ «Общее» ⭢ «Закрывающие документы по договорам». Если документов нет, то:

Проверьте в поддержке:

• актуальный адрес электронный почты, на которую мы отправляем вам документы
• в какой оператор ЭДО мы отправляем вам документы, если настроен обмен документами через ЭДО

Возможно не набралась необходимая сумма для формирования документа и он сформируется в том месяце, когда за предыдущие периоды эта сумма накопится.

Например, если в январе начислено 3 000 рублей — документ за январь не сформируется. Если в феврале начислено ещё 3 000 рублей (итого за два месяца — 6 000 рублей) — в марте будет сформирован и отправлен документ за период январь – февраль

Как понять к какому типу договора относятся документы?

Понять, к какому типу договора относятся документы, можно по их началу их номера:

• договор на доступ к сервису — цифры и год через слэш, например, 12345/20;
• маркетинговый договор начинается с ОФ;
• договор на перевозку корпоративных клиентов начинается — с РАС или РАМ.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Обратитесь через форму обратной связи в личном кабинете: «Информация» → «Техподдержка». Выберите тему «Финансы и документы» → «Документация/Банковские реквизиты»;

Материал ↗